A rápida e constante evolução tecnológica permite que as pessoas e as empresas estejam cada vez mais conectadas, facilitando a comunicação e “encurtando” distâncias. Porém, mesmo com a diversidade de ferramentas disponíveis para facilitar encontros e reuniões, existem ocasiões e situações nas quais a presença física é indispensável. Essa necessidade de estar in loco é o que faz o mercado de viagens corporativas crescer cada vez mais no Brasil.
Segundo estudo realizado em 2017 pelo Instituto de Estudos de Hospitalidade, Lazer e Turismo (IEVC), em parceria com a Universidade de São Paulo (USP), os custos com deslocamentos corporativos chegam a R$ 15,5 bilhões ao ano no país. Realidade no orçamento de muitas organizações dos mais diversos portes e segmentos, as viagens corporativas podem ser planejadas para terem seu custo e benefício otimizado, sendo consideradas oportunidades de bons negócios e grandes resultados, e não apenas uma despesa necessária na busca por parcerias e expansão.
Confira 5 valiosas dicas para economizar com viagens corporativas, que podem fazer a diferença nas finanças da sua empresa:
Deslocamento – Economia na palma da mão
O deslocamento entre aeroporto, hotel, local do compromisso e restaurantes tende a gerar um gasto excessivo, que graças aos aplicativos oferecidos no mercado atualmente, pode ser evitado. Uber, Cabify, Easy Taxy e demais apps estão disponíveis em várias cidades, e além da vantagem do preço fixo e das opções de pagamento, evitam despesas com aluguel de carro, combustível, estacionamento e eventuais multas.
Hospedagem – Mais economia e maior conforto
Quando o assunto é hospedagem, a tecnologia também facilita. Com os aplicativos mais conhecidos do mercado, como Booking e Airbnb, é possível hospedar seus colaboradores com conforto e segurança nas milhares de opções oferecidas em todo o mundo, desde quartos a casas ou apartamentos. No caso do Airbnb, mais do que economia, ainda é possível gerar relatórios otimizados de despesas com reembolso automático para os funcionários.
Passagens – Fique atento a vantagens e descontos
A dica é a mesma para quem viaja a lazer: programe sua viagem com antecedência. O ideal é comprar as passagens com 30 dias ou mais, pois as tarifas são mais baixas e o valor das passagens tende a ser menor que o normal. Porém, como muitas vezes o compromisso ou a oportunidade surge de repente, uma boa alternativa é transformar as transações financeiras em pontos, os tradicionais programas de milhas, que trazem descontos, vantagens e, claro, economia para as viagens corporativas da sua empresa.
Seguro de viagem: Tranquilidade contra imprevistos
Tão importante quanto viajar com a expectativa de fazer bons negócios, é saber que está seguro e amparado contra imprevistos. Por isso, um seguro para viagens corporativas é imprescindível. Afinal, o profissional em viagem representa a sua empresa, que é responsável por qualquer problema ocorrido durante a viagem. O seguro cobre possíveis problemas de saúde e acidentes, evita grandes custos e oferece mais tranquilidade para o seu colaborador viajar com segurança.
Política de Reembolso – O bom senso nunca pesa na bagagem
Para a legislação trabalhista brasileira, viagens corporativas compreendem uma função do colaborador a serviço da empresa, tornando-a responsável por custos com transporte, hospedagem, alimentação e deslocamento no local. Diante disso, para evitar problemas, é de extrema importância que o profissional e a organização estejam cientes e de acordo com a Política de Reembolso, criada pela empresa. Como em todas as relações, o que vale é o bom senso das duas partes, com a empresa cumprindo suas obrigações de custeio e reembolso e o colaborador se restringindo a gastar com o que for necessário e indispensável durante sua viagem, como conforto, segurança e boas condições de trabalho.
Para saber mais sobre viagens corporativas e soluções em BackOffice para o mercado de turismo, fale com a equipe Set2 Benner.